Non molto tempo fa vi avevamo parlato di come diverse realtà lavorative stiano adottando il modello zero meetings, che riduce quasi totalmente il tempo delle riunioni. Questo perché, con la pandemia e lo smart working, siamo stati risucchiati in un vortice di incontri, discussioni e call che ci sta mandando in estremo sbattimento. Un'elaborazione Otter.ai aveva stabilito che il 15% circa del tempo di un’azienda è speso in riunioni. Too much. "Le riunioni diventano una fonte di stress quando saturano la giornata lavorativa, soprattutto se da remoto", aveva dichiarato a Repubblica Biancamaria Cavallini, customer success & operations director di Mindwork. "Le persone saltano letteralmente da una call all'altra, molte volte senza nemmeno il tempo di una pausa per alzarsi e sgranchirsi le gambe". Queste osservazioni sono state in parte confermate da un'analisi recente, secondo la quale le riunioni non dovrebbero durare più di 15 minuti. Cotte e mangiate.

Ad aprile la piattaforma di gestione del lavoro Sasana ha deciso di condurre una sperimentazione interna. L'azienda ha chiesto ai suoi dipendenti di valutare l'orario delle riunioni e poi di annullare tutte quelle con cinque o meno partecipanti. I dipendenti si sono ritrovati con il calendario vuoto per quarantotto ore, prima di affrontare le riunioni considerate davvero importanti. "I dipendenti hanno cambiato la durata delle riunioni, assegnando durate più brevi e non convenzionali. I trenta minuti sono stati ridotti a quindici, e la frequenza è stata ridotta", ha spiegato Rebecca Hinds, esperta di produttività di Asana. In media, il personale dell'azienda ha risparmiato undici ore al mese, il che equivale a diciassette giorni nell'arco di un anno, o tre settimane e mezzo. Figa.

Secondo l'indagine di Asana su oltre 10mila dipendenti, il 40% dei lavoratori trascorre molto più tempo in videochiamate rispetto all'anno scorso, e il 52% ha ammesso di passare i meeting facendo altro. Talvolta cazzeggiando. Quasi la metà dei professionisti in Gran Bretagna e Australia e più di un terzo degli americani finiscono la giornata lavorativa mentalmente e fisicamente sfiniti. Dubitiamo che in Italia la situation sia migliore. L'affaticamento digitale, causato da un uso eccessivo dello schermo, è in aumento. Nell'aprile 2021, secondo i dati di uno studio, più della metà dei lavoratori negli Stati Uniti ha dichiarato di sentirsi esausta e più di due terzi ha ritenuto che la situazione fosse peggiorata durante la pandemia. In particolare sono stati i lavoratori in smart working a rivelare che per loro il burnout è peggiorato. Ecco perché molti boss hanno iniziato a ridurre i tempi delle riunioni, e pare stia funzionando.

Nel luglio 2021, la piattaforma di automazione finanziaria Monite, con sede a Berlino, ha introdotto un nuovo approccio nella gestione delle riunioni. Prima di ogni incontro, live o virtuale, viene scelto un moderatore o leader, che ruota regolarmente, nonché un'agenda per pianificare il flusso della discussione. "Durante le riunioni su Zoom non ci si distrae più, il che era un problema evidente nelle sessioni più lunghe - ha spiegato Ivan Maryasin, amministratore e co-fondatore di Monite - Prima si fissava una riunione di un'ora, che si estendeva a ottanta minuti, e dopo venti minuti i dipendenti di alto livello avevano già smesso di seguirli ed erano passati ad altri compiti". Durante la pandemia, i dipendenti della British company of Distributed software hanno iniziato a lavorare completamente da remoto e le riunioni sono state ridotte a 15 minuti. "Quando fai i conti e ti rendi conto che un incontro di un'ora con otto persone equivale a un'intera giornata di lavoro, con tutti i pesanti costi a esso associati, riunioni più brevi e mirate diventano un must, soprattutto in un contesto ibrido e remoto di forza lavoro", ha affermato il co-fondatore dell'azienda, Callum Adamson.

Per gli esperti, riunioni troppo lunghe e troppo ravvicinate aumentano notevolmente i livelli di stress. "L'ansia per gli incontri è legata all'idea che si stia cedendo il controllo del proprio tempo a qualcun altro, e trovarsi di fronte a una giornata costantemente frammentata dalle riunioni amplifica quella sensazione", ha confermato lo psicologo Steven Rogelberg. "Per non parlare del fatto che un lungo intervallo tra sessioni prolungate è inutile dal punto di vista della produttività. Una ricerca condotta dalla Ohio State University nel 2015 mostra che le persone percepiscono l'ora che precede una riunione come più breve, con conseguente calo del livello di concentrazione".

Insomma, per riassumere il tutto: anche meno. Siete d'accordo?